DENTAL ONE se compromete a proteger la integridad de toda la información personal a la que tiene acceso, evitando el uso y/o acceso no autorizado, de acuerdo con las normas de la Ley de la República de Panamá No. 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales y las reglamentaciones emitidas por las autoridades competentes en la materia, así como la Ley No. 68 del 20 de noviembre de 2003, que regula los derechos y obligaciones de los pacientes, en materia de información y decisión libre e informada.
Nuestro Objetivo es la Protección de sus Datos
En Dental One reconocemos la importancia de la privacidad y la sensibilidad de la información que mantenemos en nuestra base de datos, especialmente la información personal sobre las personas con quienes tratamos, sean pacientes, clientes, usuarios, colaboradores, candidatos, proveedores u otros. En nuestra condición de profesionales de la odontología, tenemos una obligación profesional, ética y legal de mantener confidencial toda la información que recibimos, como parte de nuestra relación odontólogo-paciente. Adicionalmente, estamos comprometidos a salvaguardar la información que almacenamos y/o procesamos de las personas.
En esta Política de Protección de Datos, establecemos las prácticas que hemos implantado en nuestra clínica con relación al manejo de sus datos, desde su recopilación, uso y con quién compartimos dicha información.
Esta política complementa todos los acuerdos previos, ya sean verbales o escritos, entre Usted y nosotros con respecto a la recopilación, uso y divulgación de su información personal, comercial o financiera.
A quiénes aplica esta Política
Esta política aplica a nosotros, como custodios de la base de datos y como responsables del tratamiento de sus datos personales, y a usted, persona natural o jurídica, como titular de los datos. Cuando hablamos de nosotros, nos referimos a Dental One. Cuando hablamos de Usted, nos referimos a usted en su calidad de paciente, cliente, usuario, visitante, colaborador, candidato, proveedor o persona que por cualquier otra razón comparta sus datos con nosotros.
Fundamento Legal de esta Política
Esta Política se basa en la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales vigente en la República de Panamá, que busca la protección de los derechos de las personas naturales en su calidad de titulares de sus datos personales, en cuanto al uso de estos datos, (“Ley 81”) y el Decreto Ejecutivo 285 de 28 de mayo de 2021 que la reglamenta.
La Ley 81 aplica a todas las bases de datos que se encuentren en el territorio de la República de Panamá, cuando almacenen datos personales de nacionales o extranjeros, o cuando el responsable del tratamiento esté domiciliado en la República de Panamá. Se exceptúan las bases de datos de sujetos regulados por leyes especiales siempre que estas leyes establezcan estándares técnicos mínimos necesarios para la protección iguales o superiores a los establecidos por la ley 81.
Los Principios que nos Guían
• Lealtad: Obtenemos sus datos personales sólo con su conocimiento y consentimiento.
• Finalidad: Cuando obtenemos sus datos personales le informamos sobre el propósito y solo los usaremos para los fines establecidos.
• Proporcionalidad: Solo le solicitaremos los datos personales necesarios relacionados con la finalidad establecida.
• Veracidad y Exactitud: Siempre procuraremos que sus datos, incluyendo situaciones de salud, sean precisos y lo invitamos notificarnos para mantenerlos actualizados. Recuerde que la actualización es una responsabilidad compartida.
• Seguridad de los datos: Hemos tomado medidas técnicas y organizacionales apropiadas contra el procesamiento no autorizado e ilícito de sus datos e información personal.
• Transparencia: Siempre procuraremos comunicar nuestras políticas de protección de datos en un lenguaje fácil de entender.
• Confidencialidad: Todas las personas que por su rol tienen acceso a sus datos están obligadas a no divulgarlos. Contamos con procesos, políticas y herramientas internas para apoyarnos a mantener la confidencialidad de sus datos.
• Licitud: Cuando obtenemos sus datos nos aseguramos de contar con su consentimiento y lo documentamos para consultas futuras.
• Portabilidad: De ser requerido por usted, le compartiremos sus datos personales oportunamente en un formato genérico y común.
¿Cómo y por qué recolectamos información personal?
Como clínica dental, recolectamos datos personales como parte de nuestras actividades profesionales con el fin de servir a nuestros pacientes y cumplir con las normas legales que nos aplican.
Nunca recopilamos datos personales sin su conocimiento y consentimiento. No usamos sus datos personales para fines diferentes a los indicados. Es importante destacar que no divulgamos ni vendemos su información personal o información de contacto comercial a terceros.
Si usted es paciente de la clínica o potencial paciente
Cuando usted solicita un servicio o cotización de un servicio podemos recolectar su información y datos, como parte del proceso de introducción, para entender, acceder y asistirle con sus necesidades legales, para cumplir con obligaciones de leyes especiales o para garantizar que la información es correcta y está al día, entre otros. Solamente recolectamos sus datos a través de medios legales y consensuados.
Parte de la información que típicamente recolectamos es:
• Información y datos personales básicos para identificarlo inequívocamente: nombre completo, fecha de nacimiento, nacionalidad, número de pasaporte o identificación, en caso de ser persona jurídica, su rol dentro de la organización.
• Datos de contacto para poder comunicarnos con usted y facturar: dirección física, dirección de correo electrónico, números de teléfono y en caso de ser persona jurídica domicilio y número de identificación fiscal.
• Otra Información que sea necesaria para prestar los servicios a nuestros pacientes.
Generalmente, usted habrá suministrado información y datos en el curso de nuestra relación. Sin embargo, según sea necesario, para proveer los servicios solicitados y/o cumplir con obligaciones legales, podemos validar o recolectar información sobre usted con las diferentes bases de datos nuestras, o a través de terceros tales como fuentes accesibles, otras autoridades y/o entidades estatales y de proveedores de servicios.
Usamos sus datos personales solamente en nuestras actividades profesionales regulares y para cumplir con nuestras obligaciones en los contratos o acuerdos suscritos para proveerle nuestros servicios.
Debido a la naturaleza de los servicios que proveemos no podemos definir un plazo fijo generalizado para que se cancelen los datos personales que tenemos
bajo nuestra custodia. Mantendremos sus datos personales durante el tiempo que sea necesario para poder atender cualquier reclamación o atención que surja del tratamiento para el cual han sido recolectados o para cumplir con leyes especiales o las normativas que las desarrollen.
Como parte de nuestra relación profesional, podríamos enviarle información sobre nuestros servicios, acerca de nuevos productos o servicios, eventos y noticias sobre nuestra clínica. Usted puede en cualquier momento retirar su consentimiento, notificándonos a info@dentalone.com.pa.
Si usted nos visita en nuestra clínica dental
Tanto nosotros como el edificio utilizamos videovigilancia en los alrededores y dentro de nuestra clínica, para mantener la seguridad de nuestros pacientes, colaboradores y otras visitas, así como para protegernos contra el robo, fraude y daño a la propiedad. Por lo tanto, cuando usted nos visita en nuestras instalaciones, puede ser grabado. Toda grabación se destruye después de un máximo de 1 año y no se utilizará para fines diferentes a los descritos aquí.
Si usted nos visita en nuestras páginas de Internet o portales de servicio
Cuando usted navega por nuestras páginas de internet, no recolectamos datos personales a través de cookies o métodos similares.
Al entrar en uno de nuestros portales de servicio al cliente, como el de pagos, recolectamos además, la información que usted nos proporciona en el momento y que es estrictamente necesaria para que cumpla con el fin para el que fue diseñado, por ejemplo, el de transferir el pago de una factura. En todos los casos siempre buscamos su comodidad y la seguridad de sus datos. En estos casos sus datos serán almacenados por los plazos establecidos por las leyes aplicables y en esta política.
Si usted, a través de nuestro formulario de contacto, nos proporciona sus datos de contacto para comunicarse con nosotros, pasaremos sus datos a las personas indicadas para atender su mensaje. No se utiliza para otro propósito. De no concretarse una relación con usted sus datos se desecharán después de un tiempo oportuno.
Si nos visita en nuestras cuentas de redes sociales.
Al visitar nuestras cuentas de redes sociales, usted habrá aceptado las Políticas de Protección de Datos de estas redes. No recolectamos datos suyos ni ofrecemos asesoría a través de las redes sociales.
Si nos brinda un servicio como proveedor o nos presenta cotizaciones de servicio.
Cuando usted es proveedor nuestro o nos cotiza servicios, le podemos pedir información general sobre su negocio, como el registro público, datos de contacto, referencias comerciales, referencias en la APC, dignatarios y cualquier otra información que sea requerida para realizar la debida diligencia y evaluar el riesgo de una relación contractual.
Guardaremos los datos personales que nos proporciona en el transcurso de nuestra relación por un mínimo de siete (7) años luego de terminar toda relación civil, comercial o contractual. Mantendremos sus datos personales posterior a este plazo durante el tiempo que sea necesario para poder atender cualquier reclamación o atención que surja del tratamiento para el cual han sido recolectados o para cumplir con leyes especiales o las normativas que las desarrollen.
Si es colaborador o candidato a colaborador nuestro
Cuando usted aplica a una posición con nosotros, recopilamos la información que usted nos proporciona con su hoja de vida. Además, podríamos estar recopilando información adicional, por ejemplo, a través de formularios, entrevistas o sus referencias. Utilizamos esta información con el fin de evaluar candidatos a cubrir una plaza de trabajo con nosotros o alguna otra empresa parte de nuestro grupo económico. De no ser contratado, mantenemos sus datos por un plazo de 12 meses y luego los eliminamos. En caso de ser contratado por nosotros, su información formará parte de nuestra base de datos de colaboradores y su expediente de personal, para los cuales podríamos solicitar y almacenar información adicional, con el fin de desarrollar la relación laboral. Una vez terminada la relación laboral conservamos sus datos de acuerdo con las leyes especiales aplicables.
Cómo compartimos o transferimos su información
En el curso de nuestra relación de negocios, suministramos información a nuestro personal para fines comerciales razonables y para suministrarle servicios. Nuestro personal está obligado y capacitado para mantener la confidencialidad y seguridad de sus datos.
Todo nuestro personal ha firmado un acuerdo de confidencialidad y recibe capacitaciones sobre las políticas y protocolos de confidencialidad, protección de datos y nuestro código de ética, entre otros.
Para proveer algunos de nuestros servicios podemos en ocasiones recurrir a proveedores de servicios externos o profesionales que trabajan con nosotros, por ejemplo, proveedores de servicios contables, informáticos, bancos y otros, que podrían tener acceso a sus datos personales. En estos casos, nosotros requerimos que estos proveedores cumplan con prácticas y políticas que aseguren la seguridad y confidencialidad de sus datos personales y que no sean tratados para otros fines que los especificados previamente.
Tenga siempre presente que debemos y suministraremos sus datos e información básica a autoridades gubernamentales cuando la misma sea solicitada y deba ser entregada conforme a la ley.
Seguridad de la Información
La información que recolectamos se utiliza estrictamente para los propósitos indicados. El acceso de nuestros colaboradores a su información es restringido y limitado únicamente a aquellos que tengan autorización y entrenamiento en el manejo adecuado de la información de datos personales.
Hemos adoptado y aplicado salvaguardas físicas, electrónicas, procedimentales y prácticas de seguridad para garantizar que su información se mantenga confidencial y segura como lo requiere la ley y nuestros procedimientos internos y prácticas.
Si tiene alguna pregunta sobre nuestras medidas de seguridad, puede contactarnos a info@dentalone.com.pa
Conservación de la Información
Usted acepta que podemos mantener y utilizar información sobre Usted en nuestros registros para los fines descritos en esta Política; incluso, si deja de tener una relación con nosotros, pero sujeto a las leyes aplicables.
Exactitud de la Información Personal
Mientras exista una relación de servicios con nosotros, usted deberá en todo momento suministrar y mantener actualizada toda la información personal y deberá notificarnos tan pronto se produzcan cambios a la misma para que podamos actualizar nuestras bases de datos y asegurar que no haya percances en la relación de prestación de servicios que mantengamos.
Cuidamos sus Derechos como Titular de los Datos Personales
• Acceso. Usted puede obtener sus datos personales, conocer su origen y la finalidad para la cual han sido recabados, en un plazo no mayor de 10 días hábiles a partir de la solicitud.
• Rectificación. Usted puede solicitar corrección de sus datos personales, si considera que estos están incorrectos, irrelevantes, incompletos, desfasados, inexactos, falsos o impertinentes. En tal caso nosotros procederemos con la corrección correspondiente en un plazo de cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud.
• Cancelación. Usted puede solicitar la eliminación de sus datos, si considera que estos están incorrectos, irrelevantes, incompletos, desfasados, inexactos, falsos o impertinentes dentro de los plazos establecidos en la ley.
• Oposición. Cuando usted considera que hay motivos fundados y legítimos relacionados a algo en particular, se puede negar a proporcionar sus datos personales o a que sean objeto de determinado tratamiento, así como a revocar su consentimiento.
• Portabilidad. De ser requerido por usted, le compartiremos sus datos personales en un formato genérico y común, en un plazo no mayor de 10 días hábiles a partir de la solicitud.
Por favor, tenga en cuenta que para proteger sus derechos podemos eliminar, cancelar, modificar o bloquear sus datos personales sin necesidad de una solicitud por su parte, cuando existan pruebas de inexactitud de sus datos. Cuando la exactitud de sus datos no puede ser establecida o tengan vigencia dudosa, podemos bloquear sus datos.
Acceso a Su Información y Procedimiento para ejercer sus derechos
Para ejercer los derechos antes detallados, por favor, envíe un correo electrónico a nuestra administracion, designada como oficial de Protección de Datos, con la solicitud completa y con la documentación de sustento requerida. Nosotros debemos responder en un plazo no mayor a cinco (5) días laborables.
Oficial de Protección de Datos
Hemos designado a nuestra administración como Oficial de Protección de Datos, que vela por la atención oportuna a los titulares y autoridades competentes en función de la Ley de Protección de Datos Personales. Su contacto es: administracion@dentalone.com.pa.
Vigencia de esta Política
Esta Política fue actualizada al 10 de enero de 2025. Usted acepta que podemos revisar y cambiar nuestra Política en cualquier momento con el fin de actualizar nuestro compromiso de privacidad para con usted, en base a las leyes actuales sobre privacidad y mejores prácticas.
